İhracat yapan firmalar, ihracat sürecinde birçok evrak hazırlıyorlar. Bu evrakların bir kısmı yükleme öncesinde, bir kısmı ise yükleme esnası ve sonrasında hazırlanyor.. Proforma fatura da yükleme öncesinde hazırlanan evraklardan biri. Genelde kısaca “proforma” olarak adlandırılıyor. Bazı firmalar proforma fatura hazırlamadan teklif hazırlıyorlar. Teklif detaylarını e-posta içerisinde belirterek gönderiyorlar. Ben daha kurumsal olması ve takibinin kolay olması adına proforma fatura hazırlanmasını öneriyorum.
Bu yazı ile de proforma fatura nedir, proforma faturada neler belirtilir elimden geldiğince anlatmaya çalışacağım.
Proforma Fatura Nedir?
Öncelikle proforma kelimesinin anlamına bakarak en baştan başlayalım. Latince kökenli bir kelime olan proforma; “biçimsel, usulen” anlamına geliyor. Yani bu fatura fiyat bildirmek için hazırlanan usulen bir fatura diyebiliriz.
Bir diğer ifade ile proforma fatura bir teklif mektubudur. Yurt dışındaki firmanın talep ettiği ürüne dair hazırlanan belirli detayları içeren bir tekliftir. Herhangi bir yasal ve/veya mali yükümlülüğü yoktur. İki firma arasında geçerli olan bir evraktır.
Proforma Fatura Nerede Kullanılır?
Proforma faturayı karşı taraf sizden teklif istediğinde hazırlayıp göndermenizi öneririm. Fakat bazı firmalar tekliflerini e-posta metni içerisinde göndermeyi tercih ediyor. Proforma faturayı karşı taraf talep ettiğinde gönderiyor. Karşı taraf proforma faturayı ne zaman ister? İthalat izni almak için ibraz etmesi gerektiğinde, akreditif ile ödeme istiyorsanız bankasına ibraz etmek için isteyebilir. Daha önce de belirttiğim gibi, profesyonel bir firma olarak proforma faturayı talep edilmeden göndermeniz şık bir hareket olacaktır.
Proforma Fatura İçeriği
İngilizcesi proforma invoice olan evrakta belirli detayların bulunması gereklidir. Bu gereklilikler, yasal veya şekil olarak değil; teklifin doğası gereği olması gereken detaylardır.
Teklif mektubunda olması gereken ilk detay, ürün tanımıdır. Potansiyel müşterinizin talep ettiği ürünün tüm detaylarını içeren mal tanımı, ilerleyen zamanlarda yanlış anlamaların önüne geçmek adına son derece önemlidir. Sizin standart olarak 5 kg ambalajlarınız olabilir fakat müşteriniz sizden 1 kg ambalaj talep etti ise bunu, proforma faturada net olarak belirtmeniz hem sizin için hem de müşteriniz için unutmamak adına olumlu bir adım olacaktır.
Ürün tanımından sonra bulunması gereken en önemli detay fiyattır. Talep edilen ürün için proforma fatura üzerinde fiyatın belirtilmesi gerekir. Tabi ki bu fiyatın teslim şekline göre hesap edilmiş olması gerekir. Fabrika teslimi (EXW Adana) ile liman teslimi (FOB Mersin) fiyatlar muhakkak farklı olacaktır.
Ürün tanımı ve fiyatın hangi müşteriye verildiği bilgisi de mutlaka belirtilmelidir. Firmanın adı mutlaka belirtilmelidir. Firmanın adına ilave olarak adresi, telefonu, e-posta adresi vb.bilgiler belirtilebilir.
Bu üç detay proforma faturada mutlaka bulunması gereken detaylardır. Bu içeriklere ilave olarak daha fazla detay sunmak, her iki tarafa da kolaylık sağlayacaktır. İlave olarak hangi bilgiler verilebilir? Ödeme şekli, proforma fatura tarihi, teklif geçerlilik tarihi, proforma fatura numarası, hatta firmanın hesap numarası gibi bilgiler verilebilir. Mümkün olduğunca detay bilgi verilmesi, ilerleyen süreçte her iki tarafa da kolaylık sağlayacaktır.
Ek Bilgiler
Proforma faturada tarih bulunmalı, teklifin geçerlilik tarihi de belirtilmelidir. “Offer valid for 10 days” gibi bir ibarenin yanı sıra “Valid until 15.03.2018” gibi net bir tarih de verilebilir.
Ödeme şekli net olarak belirtilmelidir. Kendinizi karşı taraf yerine koyarak düşünmeye çalışın. Firmanın size soracağı bilgileri, o sormadan sağlarsak hizmet kalitemizi artırabiliriz. Fiyat önemlidir evet ama ödeme şekli? Bu yüzden ödeme şeklini de proforma fatura üzerinde uygun bir yerde belirtmeniz yararlı olacaktır.
Ödeme şeklinin yanı sıra hesap numaranızı da belirtmeniz tavsiyemdir. Özellikle eğer peşinat talep ediliyorsa hesap numarasının belirtilmesi, ilerleyen günlerde sizi iş yükünden, e-posta/telefon trafiğinden kurtaracaktır.
Ürün için teslim süresi (termin süresi) belirtilmesi de sağlıklı olacaktır. “Siparişten 10 gün sonra” şeklinde veya net bir tarih vererek belirtebilirsiniz.
Bu bilgilere ilave olarak ürün hakkında belirtmek istediğiniz bir durum varsa proforma fatura üzerinde bunu da belirtebilirsiniz.
Proforma faturada herhangi bir şekil şartı olmadığı için tasarımı kendinize göre yapabilirsiniz. Excel üzerinde hazırlayacağınız bir proforma fatura şablonu işlemlerinizi kolaylaştıracaktır. Şablon üzerinde firma logonuzu, gerekli bilgileri uygun bir şekilde tasarlayabilirsiniz. Proforma faturayı Excel formatında hazırlasanız da karşı tarafa pdf olarak gönderiniz. Hem görsel olarak hem de kurumsallık olarak şık duracaktır.
İhracat evraklarının ilk adımı olan proforma faturayı anlattım. İlerleyen günlerde diğer evraklar konusunda da yazılar yazacağım.
Hazırlayacağınız proforma faturaların ihracata dönüşmesini diliyorum.
Ümit Osman YILMAZ
ihracateksperi.com
